Waarom niemand je nieuwe VIC-systeem gebruikt
Veranderingsbereidheid is het grootste obstakel bij VIC-professionalisering. Niet de technologie.
Het patroon
Je hebt een nieuw systeem aangeschaft. De demo was overtuigend, het management heeft ja gezegd, de implementatie is afgerond. En toch, drie maanden later werkt de helft van het team nog steeds in Excel. De mappen op de netwerkschijf worden trouw bijgehouden. Het nieuwe systeem staat erbij en wordt sporadisch gevuld met net genoeg data om te zeggen dat het ‘in gebruik’ is.
Waarom dit gebeurt
De voor de hand liggende verklaring is weerstand tegen verandering. Maar dat is te simpel. Wat er werkelijk speelt, is een combinatie van factoren die zelden expliciet worden benoemd.
De VIC-medewerker ervaart het nieuwe systeem als een impliciete kritiek op zijn werkwijze. Als het oude niet goed genoeg was, wat zegt dat dan over jaren van zorgvuldig werk? Die angst, dat verandering betekent dat je het fout deed, is reëel en wordt zelden geadresseerd.
De VIC-coördinator heeft het systeem gekozen, maar draagt ook de verantwoordelijkheid als het niet landt. De druk om adoptie af te dwingen botst met de dagelijkse realiteit van een team dat al overbelast is.
Het systeem zelf is vaak ingericht vanuit functionaliteiten in plaats van vanuit het werkproces. De VIC-medewerker herkent zijn werkdag er niet in.
Wat wel werkt
Succesvolle adoptie begint niet bij de tool, maar bij erkenning. Erkenning dat de huidige werkwijze niet slecht is, maar dat de eisen veranderen. Erkenning dat de medewerker expertise heeft die het systeem moet ondersteunen, niet vervangen.
Daarnaast: het systeem moet aansluiten op het werkproces zoals het wordt ervaren, niet op een ideaalplaatje. Als een VIC-medewerker een controle uitvoert, moet het systeem die stappen volgen. Niet andersom.
En ten slotte: zichtbaarheid. Wanneer het werk dat je in het systeem doet direct leidt tot navolgbare output, voor jezelf, voor je coördinator, voor de accountant, dan wordt het systeem een bondgenoot in plaats van een extra taak.
Succesvolle adoptie begint niet bij de tool, maar bij erkenning.
De kern
Het probleem is zelden het systeem. Het probleem is dat de invoering uitgaat van de tool in plaats van de mens. VIC-professionalisering begint bij het serieus nemen van de mensen die het werk doen.
Het probleem is zelden het systeem. Het probleem is dat de invoering uitgaat van de tool in plaats van de mens.
Gerelateerd
Waarom de klassieke VIC-checklist zijn langste tijd heeft gehad
De verschuiving van “alles afvinken” naar “bewust kiezen”. En waarom dat moeilijker is dan het klinkt.
Lees artikelDe toekomst van VIC in de publieke sector
Positioneerstuk: VIC verschuift van afvinken naar risicogestuurd werken. Wat betekent dat voor je organisatie?
Lees artikelRechtmatigheid onder druk – de verantwoordingsgrens gaat naar 2%
Vanaf verslagjaar 2025 gelden de nieuwe BBV/BADO-regels. De maximale verantwoordingsgrens daalt van 3% naar 2%. Wat betekent dat concreet voor jouw VIC-aanpak?
Lees artikel